Registre unique du personnel

Le registre unique du personnel recense, dans l'ordre des embauches, toutes les personnes qui travaillent dans l'établissement. Les élus du CSE peuvent le consulter à tout moment, sans avoir à déclencher une consultation.

📜 Ce que dit le Code du travail

Quatre articles suffisent à comprendre la portée de ce document, souvent négligé alors qu'il est l'un des plus accessibles aux élus.

• Article L. 1221-13 : un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. Les noms et prénoms de tous les salariés y sont inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile. Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique, dans leur ordre d'arrivée.
• Article L. 1221-15 : le registre est tenu à la disposition du comité social et économique ainsi que des agents chargés de veiller à l'application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale.
• Article D. 1221-23 : pour chaque personne inscrite figurent notamment la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie de l'établissement. S'y ajoutent des mentions particulières : « contrat à durée déterminée », « salarié temporaire » avec le nom de l'entreprise de travail temporaire, « salarié à temps partiel », la qualité d'apprenti, ou encore le titre autorisant le travail pour les travailleurs étrangers.
• Article D. 1221-27 : lorsque l'employeur tient le registre sur un support de substitution, notamment informatique, il adresse à l'inspection du travail l'avis du CSE.
• Article R. 1227-7 : le manquement aux règles du registre unique du personnel est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe. Cette amende est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées.

🔍 Concrètement, pour les élus du CSE

Le registre est la photographie la plus fiable de qui travaille réellement dans l'établissement. Il permet de vérifier des chiffres que la direction présente parfois autrement.

• Comparez le registre aux effectifs annoncés en réunion : c'est un point d'appui direct pour le calcul de l'effectif, qui commande le nombre d'élus et les obligations de l'employeur.
• Mesurez la part réelle de CDD, d'intérim et de temps partiel : les mentions obligatoires de l'article D. 1221-23 rendent ces contrats visibles.
• Repérez les mouvements : une série de sorties concentrées sur un service justifie une question inscrite à l'ordre du jour.
• Demandez la consultation par écrit, et faites acter dans le procès-verbal la date de mise à disposition et vos observations.
• Croisez avec les données de la BDESE : un écart significatif mérite une explication en séance.

🚦 Ce que le registre dit, et ce qu'il ne dit pas

Le registre identifie les personnes et les contrats. Il ne contient ni salaire, ni motif de départ, ni évaluation. Ne lui faites donc pas dire ce qu'il ne contient pas : pour les rémunérations et les indicateurs sociaux, l'outil pertinent reste la BDESE. Autre limite : les informations qu'il contient sont des données personnelles. Les élus les consultent dans le cadre de leur mandat, sans les diffuser ni les recopier pour un autre usage.

❓ Questions fréquentes

L'employeur peut-il refuser de nous montrer le registre ?

Non. L'article L. 1221-15 impose qu'il soit tenu à la disposition du CSE. Un refus persistant peut être signalé à l'inspection du travail, qui dispose du même droit d'accès, et caractérise une entrave au fonctionnement du comité.

Pouvons-nous en obtenir une copie ?

Le Code du travail prévoit une mise à disposition, c'est-à-dire une consultation. Demandez par écrit une consultation sur place dans des conditions permettant une lecture sérieuse, et notez vos constats. Un accord avec la direction peut organiser des modalités plus souples, par exemple un accès à la version numérique.

Les intérimaires y figurent-ils ?

Oui. L'article D. 1221-23 impose la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire. C'est un moyen simple de mesurer le recours réel à l'intérim dans l'établissement.

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